设计作用：编制体系文件时需要对原有质量管理系统进行重新构思、规划和设计;
协调作用：编制质量文件，如质量职能分配及程序文件等，特别强调各部门间的接口和协调。质量文件对一项质量工作由谁负责，谁配合，质量信息如何传递，要经过什么手续等，都明文规定，从而避免扯皮现象，使各部门配合默契，协调顺畅，提高效率。
固化作用：对于质量的“常见问题”、“多发病”等问题，要严格按标准作业，当经努力使质量状况好转后，要总结经验，将成功的做法和成果纳入企业标准或其它文件中，加以固化，避免“旧病复发”。
“契约”作用：质量管理体系文件化后，管理者要求操作者做什么，怎么做，达到什么标准，都有了明确的规定。这样在管理者和操作者之间，通过各类文件。像“契约”一样规定了双方的责、权、利等工作关系，使管理者和被管理者之间的工作关系明确化、简单化。
 证明作用：建立并实施文件化的质量管理体系后，即有凭有据，可以向用户或第二方审核，第三方验证提供体系本身及运行状况的证据，容易获得客户的信任，认证机构的认可。
教材作用：各类质量管理体系文件也是员工培训教育的好教材。无论是新员工进入，还是老员工调换岗位，以及其它岗位培训，质量管理体系文件都是最切合组织实际、最有效的好教材。
标尺作用：质量管理体系是各项质量工作的准则，同时，也是检查、考核员工工作好坏的依据。
文件文件层次结构：
  第一位：质量方针和质量目标;
  第一层：质量手册;纲领性文件。
  第二层：程序文件;质量手册的支持性文件。
  第三层：作业文件;作业指导书，岗位责任书，检验指导书等。
  第四层：质量记录;质量管理体系运行状况的证明，产品追溯及质量改进的依据。
  文档管理系统中指出有深层次认识的质量管理工作者，知道哪不只是一张证书，产生众多差异的主要原因是：很多企业对质量管理体系的作用有所不理解。或者说对质量管理体系标准的理解不一样。不过这也是事实，包括从事体系管理的人来说也是一样。