在企业信息化过程中，企业大量的重要档案资料都是以电子文件的方式存在。文档管理软件不仅能给我们带来巨大的好处，同时，它也是不可缺少的。
        因为电子文档在使用上是很容易被复制的，其存在形式很容易产生内外部的电子文件直接散播，针对现有的防火墙或普通加密软件，可以解决外部人员非法访问非授权电子文件的问题，但不能解决电子文档内部人员造成的二次传播问题。据调查，企业机密泄露30%-40%是由电子文件的泄露造成的(包括专利信息被窃取，资料或网络的破坏等)。如何防止核心人员离职时拷走企业的机密文件;通过什么技术手段保障企业高层人员之间信息沟通的彼此信任;怎么防止投标书、价格单等受病毒影响无意识的泄露给竞争对手;泄密事件发生后，如何追查是什么渠道泄密等等，在这些问题上企业都存在着不可忽视的安全隐患，防病毒、防火墙、入侵检测、物理隔离已不再是保护信息安全的可靠保证。
         只有依靠文档管理软件菜能够安全有效的管理文档信息，从而使我们的商业活动更加的安全，高效。