提到电子文档管理，不得不提文档管理软件。做为电子文档的加密工具，文档管理软件的作用是非常巨大的，下面简单介绍一些电子文档管理软件的功能。
  一、精心备份数据。文档管理人员要熟练掌握数据备份工作技能，定时定点开展数据备份工作，确保节假日数据备份也不能遗漏。重要数据要异机存储，并定期将有关数据刻录成光盘永久保存。
  二、完善管理日志。在年度工作安排中特别要求做好管理日志，明确了各项备份工作的作业时间，同时对已经备份的数据和日志进行检查，双重把关数据备份工作。
  三、推广备份工作。 在做好对文档管理软件服务器数据进行备份的同时，要求将其它重要电子数据(如文档、电子图片等)进行备份，确保遇到异常时数据不会遗失，从而避免因数据遗失导致不可估量的损失。
  数据安全工作一定要每天一备份，备份数据在本地电脑保存一份，然后再复制到两个移动硬盘里。虽然很繁琐，但是如果电脑出错还原了系统，软件连同数据就都没了，那就麻烦你了。如果进行了备份，只要重新装上文件管理系统文档管理、恢复数据，就搞定了。所以，给大家一个经验之谈，数据一定要坚持备份，以防万一，不然后悔莫及。